時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方
時間や場所を有効に活用し、自分のペースやスタイルに合わせて働くことが可能なテレワーク。IT系を中心に従来から取り組まれている働き方ですが、新型コロナウィルス感染症の拡大に伴い、一般企業にも普及しつつあります。障害をお持ちの方の場合は、障害によって外出や通勤が難しいことがある一方で、テレワークや在宅勤務であれば働けるという方も少なくありません。
ここでは、テレワークや在宅勤務をこれから導入する、あるいはすでに導入しているけれども課題があるという企業担当者様向けに、テレワークに関して押さえておきたいポイントをご紹介します。
ここでは、テレワークや在宅勤務をこれから導入する、あるいはすでに導入しているけれども課題があるという企業担当者様向けに、テレワークに関して押さえておきたいポイントをご紹介します。
1. テレワークのメリットとデメリット
テレワークには生産性向上などの業務効率化や、採用のダイバーシティの拡大などのメリットがある一方で、管理の煩雑さなどのデメリットも存在します。ここでは、テレワークのメリット・デメリットを説明した上で、デメリットに関する対応方法のヒントをご紹介します。
テレワークのメリット
1.生産性・効率性の向上
2.人材リソース調達先の拡充
3.離職率の大幅な低減
4.雇用コストの削減（採用・人件費・オフィス費用など）
5.BCP（事業継続計画）の実現
2.人材リソース調達先の拡充
3.離職率の大幅な低減
4.雇用コストの削減（採用・人件費・オフィス費用など）
5.BCP（事業継続計画）の実現
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用した時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。出社時間が不要になるなど、時間効率が向上し生産性が上がるほか、全国・全世界から様々な人材を採用することができたり、継続して働きやすい環境になることで離職率が低下するといった人材活用面の効率化を図ることもできます。また、雇用コストが削減できることも大きなメリットです。さらに、テレワークで情報共有ができるICT環境を構築しておけば、災害時や感染症の流行時であっても、社員同士での迅速な情報伝達や共有が可能になることもポイントです。
テレワークのデメリット
1.遠隔でのコミュニケーションの難しさ
2.上司・部下間のマネジメントの難しさ
3.チームワーク悪化の可能性
4.従業員や部門の間での不公平感の可能性
2.上司・部下間のマネジメントの難しさ
3.チームワーク悪化の可能性
4.従業員や部門の間での不公平感の可能性
テレワークには様々なメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。その多くは「遠隔でのコミュニケーションの難しさ」に原因があります。顔を合わせていれば進捗の管理等もしやすく、チームでの仕事も円滑に進むことが殆どですが、顔が見えず、文字中心のコミュニケーションが多くなりがちなテレワークでは、伝えたいことが伝わりにくかったり、情報の把握に時間がかかるなどで、マネジメントが難しくなることがあります。結果として、仕事を多くこなしている人と、指摘されないためサボりがちな人との間での不公平感が出たり、あるいはテレワーク対応可能な部署や従業員と、そうでないところとの不公平感が出たりすることがあります。
これらのデメリットを解消し、テレワーク導入を業務効率化に繋げるためには、以下のポイントを押さえる必要があります。
1.社内SNSやzoom等のWeb会議ツールを活用した遠隔コミュニケーションの円滑化
2.業務プロセスの見直しと、一人一人の業務範囲の明確化
3.紙資料のデジタル化や、押印廃止・デジタル署名の推進
4.スケジュールや進捗の共有による業務管理の実施
5.テレワーク可能な仕事や部署の切り分け
6.全社員を対象としたテレワーク実施環境の導入
2.業務プロセスの見直しと、一人一人の業務範囲の明確化
3.紙資料のデジタル化や、押印廃止・デジタル署名の推進
4.スケジュールや進捗の共有による業務管理の実施
5.テレワーク可能な仕事や部署の切り分け
6.全社員を対象としたテレワーク実施環境の導入
2．テレワークが可能な業務
テレワークが可能な業務は、一言でいうと「パソコンやスマートフォンとインターネットがあればできる業務」となります。具体的には、
バックオフィス業務
社内イントラネットの整備・運営
実際のオンライン営業
など、多岐にわたる業務がテレワークにて実施可能です。
テレワークや在宅勤務をこれから導入する、あるいは始めたばかりの企業様が最初に行う必要があるのは、経営陣が「テレワークを推進する」という意思を明確にしてスタッフに周知することと併せて、どの業務をテレワーク可能な業務として切り出すかを整理することになります。
この際ですが、
テレワークや在宅勤務をこれから導入する、あるいは始めたばかりの企業様が最初に行う必要があるのは、経営陣が「テレワークを推進する」という意思を明確にしてスタッフに周知することと併せて、どの業務をテレワーク可能な業務として切り出すかを整理することになります。
この際ですが、
①今すぐにテレワーク化が可能なもの
②業務プロセスややり方を見直すことでテレワーク化が可能なもの
③テレワーク化が難しいもの
②業務プロセスややり方を見直すことでテレワーク化が可能なもの
③テレワーク化が難しいもの
の3つのパターンに業務を切り分けることが重要です。例えば
①についてはバックオフィス系で主にパソコンを使って行っている業務
②は紙ベースの資料が存在しており現状ではそれが必須だが、電子化を進めることでテレワーク対応に切り替えられる業務
③は工場での実作業など、現場にある施設・設備等が業務実施上必須だったり、店舗の対人業務など、人がその場にいる業務
②は紙ベースの資料が存在しており現状ではそれが必須だが、電子化を進めることでテレワーク対応に切り替えられる業務
③は工場での実作業など、現場にある施設・設備等が業務実施上必須だったり、店舗の対人業務など、人がその場にいる業務
前提として、このような業務が挙げられます。
ニュータイプ・ラボでは、グループ会社であるフロンティアリンク株式会社が2006年の創業当初から完全テレワークで事業運営を行っている経験を活かし、テレワークの効果的な導入に関してのアドバイスやサポートも併せてご提供することが可能です。
ニュータイプ・ラボでは、グループ会社であるフロンティアリンク株式会社が2006年の創業当初から完全テレワークで事業運営を行っている経験を活かし、テレワークの効果的な導入に関してのアドバイスやサポートも併せてご提供することが可能です。
3．テレワークにおける業務管理
テレワークを新たに始める場合や、始めて間もない際は、オフィスで顔を見ながら行っていた業務管理をどのように遠隔で行うのかについてのイメージを持ちづらいケースもあると思います。テレワークの場合、基本的なコミュニケーションツールはzoomなどのWeb会議システムや、Slackなどの社内SNS、あるいはメールになります。基本的には顔を見ないコミュニケーションが中心となりますので、業務管理の手法自体も「プロセス重視・逐次指示」から「結果重視・極小指示」に移行する必要があります。その際に大切なポイントは「メンバー間の信頼」「自律性」そして「ITスキル」になります。
その場に居合わせれば表情一つでいろいろ読み取れることもありますが、遠隔ですと基本的には「顔の見えないコミュニケーション」が中心になりますから、微妙な心身の変化を見過ごすことも多くなります。それと同時に、各自の仕事の進捗もすぐには把握できにくくなりますので、上司は「管理を強化する」方向に考えてしまいがちです。ですが、これは部下からしてみると「自分を信じてもらえていない」ということで、パフォーマンスの低下に繋がります。SNSやメール等を使った密なコミュニケーションを、オフィスで顔を合わせて行う時よりも強く心がけると同時に、上司は部下を、またチームメンバーはメンバー同士を信頼し、仕事を任せると決めたら最後まで任せきることが、テレワークにおける業務管理の最初のポイントになります。
また、テレワークを進めて困ることの一つに「ちょっとしたことを誰かにすぐに聞けない」ことがあります。これ自体も社内SNS等の活用でシステム的に対応できる形を整える必要があるのはもちろんですが、同時に必要なのは「自分で解決するスキル」を身に着けることです。指示待ちではなく自分で考えて自律的に動くこと、また、Google等の検索を活用し、自分で調べて解決案を考えること。このような「高い自律性」もテレワークにおける業務管理をスムーズに行う上では必要なポイントになります。高い自律性を持ち、引き受けた仕事に対して結果をきちんと期限までに報告できるように仕事を進めること、あるいは途中で問題が発生した時にはその時点ですぐにフィードバックを挙げられることが、テレワークの場合はより一層求められます。
「ITスキル」については改めて指摘するまでもありませんが、テレワークを円滑に行う上では前述のzoomやSlackといったITツールの活用が大前提となります。このため、特にITに不慣れな中高年の管理職を中心にテレワーク化に付いていけない、あるいは一度はやってみたけれども途中で諦めてしまった、という話をよく聞きます。一方で、ITツールは活用方法をきちんと学べば、誰でも使えるものです。メンバー間の信頼や自律性については、組織文化的な背景もありますのですぐに変えるということは難しいケースもあると思いますが、ITスキルについては誰でも習得可能です。そして、ITスキルを誰もがきちんと使えることを前提とすることで、業務管理も最小限で済むようになります。ニュータイプ・ラボでは、グループ会社のフロンティアリンク ビジネススクールにて様々なITスキルアップセミナーを提供しています。すべての講座が「一日完結」の一日速習となっていますので、必要な際は併せてご検討いただければ幸いです。
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