テレワーク

時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方

時間や場所を有効に活用し、自分のペースやスタイルに合わせて働くことが可能なテレワーク。IT系を中心に従来から取り組まれている働き方ですが、新型コロナウィルス感染症の拡大に伴い、一般企業にも普及しつつあります。障害をお持ちの方の場合は、障害によって外出や通勤が難しいことがある一方で、テレワークや在宅勤務であれば働けるという方も少なくありません。
ここでは、テレワークや在宅勤務をこれから導入する、あるいはすでに導入しているけれども課題があるという企業担当者様向けに、テレワークに関して押さえておきたいポイントをご紹介します。

1.テレワークが可能な業務

テレワークが可能な業務は、一言でいうと「パソコンやスマートフォンとインターネットがあればできる業務」となります。具体的には、
データの入力・整理や情報取得
各種資料の作成
経理・法務・人事などの事務系
バックオフィス業務
リーフレット等の作成
Webサイト作成や
社内イントラネットの整備・運営
CADを用いた設計などの専門業務
メールや電話での営業アポイントメントや
実際のオンライン営業
など、多岐にわたる業務がテレワークにて実施可能です。

テレワークや在宅勤務をこれから導入する、あるいは始めたばかりの企業様が最初に行う必要があるのは、経営陣が「テレワークを推進する」という意思を明確にしてスタッフに周知することと併せて、どの業務をテレワーク可能な業務として切り出すかを整理することになります。
この際ですが、
①今すぐにテレワーク化が可能なもの
②業務プロセスややり方を見直すことでテレワーク化が可能なもの
③テレワーク化が難しいもの
3つのパターンに業務を切り分けることが重要です。例えば
①についてはバックオフィス系で主にパソコンを使って行っている業務
②は紙ベースの資料が存在しており現状ではそれが必須だが、電子化を進めることでテレワーク対応に切り替えられる業務
③は工場での実作業など、現場にある施設・設備等が業務実施上必須だったり、店舗の対人業務など、人がその場にいる業務
前提として、このような業務が挙げられます。
ニュータイプ・ラボでは、グループ会社であるフロンティアリンク株式会社が2006年の創業当初から完全テレワークで事業運営を行っている経験を活かし、テレワークの効果的な導入に関してのアドバイスやサポートも併せてご提供することが可能です。

2.テレワークにおける業務管理

テレワークを新たに始める場合や、始めて間もない際は、オフィスで顔を見ながら行っていた業務管理をどのように遠隔で行うのかについてのイメージを持ちづらいケースもあると思います。テレワークの場合、基本的なコミュニケーションツールはzoomなどのWeb会議システムや、Slackなどの社内SNS、あるいはメールになります。基本的には顔を見ないコミュニケーションが中心となりますので、業務管理の手法自体も「プロセス重視・逐次指示」から「結果重視・極小指示」に移行する必要があります。その際に大切なポイントは「メンバー間の信頼」「自律性」そして「ITスキル」になります。


その場に居合わせれば表情一つでいろいろ読み取れることもありますが、遠隔ですと基本的には「顔の見えないコミュニケーション」が中心になりますから、微妙な心身の変化を見過ごすことも多くなります。それと同時に、各自の仕事の進捗もすぐには把握できにくくなりますので、上司は「管理を強化する」方向に考えてしまいがちです。ですが、これは部下からしてみると「自分を信じてもらえていない」ということで、パフォーマンスの低下に繋がります。SNSやメール等を使った密なコミュニケーションを、オフィスで顔を合わせて行う時よりも強く心がけると同時に、上司は部下を、またチームメンバーはメンバー同士を信頼し、仕事を任せると決めたら最後まで任せきることが、テレワークにおける業務管理の最初のポイントになります。


また、テレワークを進めて困ることの一つに「ちょっとしたことを誰かにすぐに聞けない」ことがあります。これ自体も社内SNS等の活用でシステム的に対応できる形を整える必要があるのはもちろんですが、同時に必要なのは「自分で解決するスキル」を身に着けることです。指示待ちではなく自分で考えて自律的に動くこと、また、Google等の検索を活用し、自分で調べて解決案を考えること。このような「高い自律性」もテレワークにおける業務管理をスムーズに行う上では必要なポイントになります。高い自律性を持ち、引き受けた仕事に対して結果をきちんと期限までに報告できるように仕事を進めること、あるいは途中で問題が発生した時にはその時点ですぐにフィードバックを挙げられることが、テレワークの場合はより一層求められます。


「ITスキル」については改めて指摘するまでもありませんが、テレワークを円滑に行う上では前述のzoomやSlackといったITツールの活用が大前提となります。このため、特にITに不慣れな中高年の管理職を中心にテレワーク化に付いていけない、あるいは一度はやってみたけれども途中で諦めてしまった、という話をよく聞きます。一方で、ITツールは活用方法をきちんと学べば、誰でも使えるものです。メンバー間の信頼や自律性については、組織文化的な背景もありますのですぐに変えるということは難しいケースもあると思いますが、ITスキルについては誰でも習得可能です。そして、ITスキルを誰もがきちんと使えることを前提とすることで、業務管理も最小限で済むようになります。ニュータイプ・ラボでは、グループ会社のフロンティアリンク ビジネススクールにて様々なITスキルアップセミナーを提供しています。すべての講座が「一日完結」の一日速習となっていますので、必要な際は併せてご検討いただければ幸いです。
フロンティアリンク ビジネススクール

3.テレワークにおけるセキュリティ

テレワークを新たに導入される際によく聞くご不安の一つが「セキュリティは大丈夫なのか」という点です。この点については「テレワークに特化した新たなセキュリティツールを導入する等よりも、基本的なセキュリティ対策やITリテラシー教育を一通り行うこと」がまずは重要であり、基本的なセキュリティ対策が取られていれば、テレワークだから急にセキュリティに問題が出るということはありません。

例えば、テレワークの基本となるパソコンやスマートフォンの管理ですが、パスワード設定や指紋等の認証は行っていますでしょうか。パスワードを入力するのが面倒だから入れていないとか、パスワード自体をポストイットでパソコンに貼り付けているといった管理をしているようですと、セキュリティ上問題があると言えますが、実際にはこのような管理を行っているケースも一定数は存在しているようです。あるいは、送信元が不明のメールは開かない、特に添付ファイルには触れないとか、ウィルス対策ソフトをきちんと常駐させておく、仕事で使用しているパソコンやスマートフォンでは個人の趣味等のホームページは閲覧しないなど、基本的なITリテラシーを改めて周知徹底することで、情報漏洩のきっかけとなるコンピューターウィルスの侵入を止めることができます。


テレワークになるとパソコン等をどのように使用するか不安だからといった理由で監視ソフトを導入するような考え方もありますが、業務管理でも述べたように「メンバー間の信頼」がテレワークの円滑な推進においては重要であるため、監視ソフトを入れることがかえって組織や個人のパフォーマンスを下げることにも繋がります。ですので、セキュリティについてはまずは「テレワークであるかどうか」の前に、一般的なセキュリティ対策やITリテラシー教育がなされているかを改めて確認されることをお勧めします。ニュータイプ・ラボでは、グループ会社のフロンティアリンク ビジネススクールにて様々なITスキルアップセミナーを提供しており、ITリテラシーに関する内容も学習可能です。

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